Все детали деловой переписки

Настоящие письма и электронные письма могут быть официальные и неофициальные. Для написания официальных писем существуют определенные правила этикета.

Зная эти правила, вы не попадете в неловкую ситуацию, увеличите свои шансы получить новую работу или продвижение по службе, правильно будете общаться с новым клиентом и т.д.

Структура официального письма и примеры писем

Написание официального электронного письма требует внимания к деталям, профессионализма и ясности. Вот несколько общих рекомендаций:

Тема письма: Убедитесь, что тема письма чёткая и лаконичная, отражающая суть обращения. Избегайте расплывчатых или слишком длинных формулировок.

Приветствие: Обращайтесь к получателю с уважением, используя подходящие титулы и фамилию. Например: «Уважаемый(ая) господин/госпожа [Фамилия]». Если вы не уверены в имени или поле адресата, используйте нейтральное приветствие, например: «Уважаемые» или «Кого это может касаться».

Введение: Начните письмо с вежливого приветствия и краткого представления. Чётко и кратко обозначьте цель вашего обращения.

Основная часть: Изложите основную информацию письма логично и последовательно. Разделяйте различные мысли или темы на абзацы. Пишите кратко, но содержательно, включив все необходимые детали. Используйте официальный стиль, избегайте жаргона и разговорных выражений.

Заключение: Завершите письмо вежливой формулой прощания, например: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «Искренне ваш(а)». Ниже укажите ваше полное имя и при необходимости контактную информацию.

Подпись: При необходимости добавьте профессиональную подпись, включающую ваше имя, должность, название компании и контактные данные.

Реклама ОАНО ДПО "СКАЕНГ"

Now, here are three examples of formal emails:

Example 1: Job Application Email

Subject: Application for Marketing Manager Position

Dear Hiring Manager,

I hope this email finds you well. I am writing to express my interest in the Marketing Manager position advertised on your company's website. With over five years of experience in marketing and a proven track record of driving successful campaigns, I believe I am well-equipped to contribute to your team.

In my previous role at XYZ Company, I led a team to launch a new product line that resulted in a 30% increase in sales within the first quarter. I am particularly drawn to your company's innovative approach to marketing and would welcome the opportunity to bring my expertise to your team.

Please find attached my resume for your consideration. I am available for an interview at your earliest convenience. Thank you for considering my application.

Sincerely, [Your Name] [Your Contact Information]

Example 2: Formal Inquiry Email

Subject: Inquiry Regarding Product Specifications

Dear Sir/Madam,

I hope this email finds you well. I am writing to inquire about the specifications of your latest product, the XYZ Widget. Our company is interested in purchasing a large quantity of widgets for an upcoming project, and we would like to obtain detailed information about the product before making a decision.

Could you please provide information regarding the dimensions, materials, pricing, and minimum order quantity of the XYZ Widget? Additionally, we would appreciate any documentation or technical specifications you can provide.

Thank you for your attention to this matter. We look forward to hearing from you soon.

Best regards, [Your Name] [Your Company Name] [Your Contact Information]

Example 3: Formal Request Email

Subject: Request for Meeting Appointment

Dear Mr./Ms. [Last Name],

I hope this email finds you well. I am writing to request a meeting with you to discuss [briefly state the purpose of the meeting]. As [your position] at [your company], I believe a meeting would be beneficial for us to [explain why the meeting is necessary].

Could you please let me know your availability for a meeting next week? I am flexible and can adjust my schedule to accommodate your availability. Alternatively, please feel free to suggest a time that works best for you.

Thank you for considering my request. I look forward to your prompt response.

Best regards, [Your Name] [Your Position] [Your Contact Information]

These examples demonstrate how to structure and write formal emails for different purposes. Remember to customize the content and tone of your email based on the specific situation and recipient.

Обращение "Dear Sir/Madam" и "Dear Mr./Mrs."

Выбор между "Dear Sir/Madam" и "Dear Mr./Mrs." зависит от вашего уровня знакомства с получателем, а также от того, есть ли у вас информация о его поле и фамилии.

Dear Sir/Madam: Используйте эту форму, если не знаете имя или пол получателя, или если вы обращаетесь к неопределенной аудитории. Это формальное и универсальное обращение, подходящее для ситуаций, когда вы не уверены, кому именно адресовано ваше письмо.
Dear Mr./Mrs.: Это более личное обращение, подразумевающее, что вы знаете имя и/или пол получателя. Если у вас есть информация о том, что ваше письмо будет получать конкретный мужчина или женщина, вы можете использовать "Dear Mr." для мужчины или "Dear Mrs." или "Dear Ms." для женщины (используйте "Ms." если не уверены в семейном статусе или предпочтениях получателя).

Если у вас есть возможность узнать имя и пол получателя, использование "Dear Mr./Mrs." или "Dear Ms." будет более личным и вежливым, чем "Dear Sir/Madam". Однако если у вас нет такой информации, или если вы пишете к неопределенной аудитории, "Dear Sir/Madam" будет более подходящим.

Прежде чем писать официальное письмо, посмотрите этот урок английского языка!

Ребекка расскажет об усилителях, сокращениях, дублированиях, смайликах, сокращениях, идиомах, приветствиях, сленге, глаголах, существительных и многом другом.

Этот урок поможет вам получить работу, повышение или продвижение по службе.

Живой английский из Америки

Деловое письмо на английском языке